Tookig Canvas
Tookig Canvas är verktyget som hjälper dig att kartlägga sammanhang och ekosystem kring ditt uppdrag eller projekt. Det passar extra bra för agila och målsökande processer och projekt. Görs med fördel ihop med såväl uppdragsgivare, kund som projektteam eftersom verktyget hjälper till att skapa samsyn och delade förväntningar.
När du får ett uppdrag att utveckla något nytt, i ett projekt till exempel, och när det är svårt att från början sätta smarta mål och koppla en tydlig handlingsplan, behöver du skaffa dig en helhetsbild över vad det är för sammanhang du ger dig in i. Är kontexten TOOKIG? (Tvetydig, Osäker, Oförutsägbar, Komplex, Instabil och Gåtfull. Begreppet TOOKIG kommer från engelskans VUCA: volatility (ombytlighet), uncertainty (osäkerhet), complexity (komplexitet), ambiguity (tvetydighet).)
Ditt första steg är att få en övergripande förståelse för uppdragets syfte och därefter förankra vilka resurser som behövs med både uppdragsgivare och övriga intressenter.
Det är viktigt att så tidigt som möjligt skaffa er en helhetsbild över projektets olika pusselbitar så att ni kan identifiera och undvika eventuella fallgropar och risker och ge projektet bra förutsättningar för att lyckas. Genom att förstå syftet med projektet, vem som är inblandad och varför samt känna till vilka resurser som finns tillgängliga är det lättare för dig att bedöma om uppdragsgivaren har realistiska förväntningar och om du har tillräckligt med utrymme för att kunna forma och omforma ett rimligt innehåll.
Uppdragsgivare
Vem, vilka det är som är uppdragsgivare? Roll i verksamheten?
Uppdragsgivarens SYFTE
Förstå syftet och de önskade effekterna med uppdraget utifrån uppdragsgivarens perspektiv. Vad är det grundläggande syftet? Vad förväntar sig uppdragsgivaren för resultat? Vilka förväntningar har uppdragsgivaren på projektet? Tydliggöra och ev. begränsa uppdraget gentemot uppdragsgivaren om det skulle behövas. Hur innehållet bör läggas upp i förhållande till de resurser ni har tillgång till (tid och kostnad). Om ni upptäcker konflikter mellan syfte, förväntat innehåll och resurser kommunicerar det till uppdragsgivaren. Hjälp uppdragsgivaren genom att synliggöra och tydliggöra konsekvenserna av olika prioriteringar och beslut.
Resurser
Från början säkerställa att projektet/uppdraget har rimliga resurser för att lyckas.
Innehåll är kopplat till såväl tid som budget och om kvalitetskraven ökar under projektets gång bör även tidsramar och budget justeras. Ha koll på balansen mellan tid, innehåll och budget samt föra dialog kring dessa ramar med uppdragsgivaren löpande.
Intressenter
Kartlägger eventuella andra intressenter som kan ha koppling till uppdraget. Ex. branschaktörer, politiker, media, näringsliv, kunden eller projektets olika målgrupper.
Deltagare
Vem/vilka deltar i projektet & varför? Deras drivkrafter; motiv? Överensstämmelse med era eller uppdragsgivarens syfte med uppdraget?
Beslutsfattare
Vilka är projektets beslutsfattare? Är det ni i gruppen, er uppdragsgivare eller någon annan som har mandat att fatta alla beslut om projektet?
Värde
För vem ska projektet skapa värde? Att från början förstå för vem projektet ska skapa nytta hjälper er att ringa in viktiga målgrupper som behöver involveras i projektet på olika sätt.
Mottagare
Ni behöver tydligt veta att det finns någon (och vem eller vilka det är) som ska ta projektets resultat vidare (om det inte är er uppdragsgivare) för att undvika att de resurser som avsätts i projektet inte kastas i sjön.